1．系统概述
纸质档案数字化，是将现有库存的、利用率高的纸质档案进行扫描，并将扫描后的电子文件挂接到档案管理系统中，为查档者提供电子档案利用。鉴于馆藏档案的重要性和保密性，在馆藏纸质档案的数字化处理工作中，一定要切实保证档案原件和内容信息的安全，严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象，保证纸质档案数字化处理的质量要求。馆藏纸质档案数字化加工服务为电子档案数据中心、现行文件数据中心及电子文档资源库提供数据来源。
2．通用流程图
3．数字化要求
（1）数字化步骤：档案调卷→整理核对→目录数据修改→原件拆卷→档案扫描→数据存储及合并→光盘刻录→数据挂接（关联）→原件装订→完整归还→数据检查
（2）必须采用富士fi-4640C、柯达i260或同档次的专业文件扫描仪。
（3）对于档案原件纸质较差，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描。
（4）文件的存储格式为CCITT Group4压缩标准TIFF格式或者标准TIFF格式。
（5）分辩率一般为200-300dpi，以黑白扫描为主，对原件清晰度差的，个别采用灰度或真彩扫描。
（6）扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名采用采购方规定的18位数字名，差错率不得超过0.1%。
（7）其它要求依照《纸质档案数字化技术规范》。
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